みなさん、こんにちは。
先日、私が関わっているある企業の「新規システム導入プロジェクト」が本稼働を迎え、その後の経過報告会に参加してきました。
システム自体は大きな不具合もなく、技術的には大成功。…のはずだったのですが、現場からは思いもよらない、そして胃が痛くなるような言葉が飛びでてきました。
「システムを入れたら、むしろ仕事が増えて大変になったんだけど」
あんなに準備して、便利になるはずだと思って進めてきたのに……。
しかし、実はこれ、システム導入の現場では本当によくある、けれど恐ろしい「落とし穴」のひとつなんです。
今日はシステム導入現場でよく目にする、「仕事が増えるカラクリ」と、私が過去の経験から学んだ「危機を乗り切るための行動」について、自戒を込めてお話ししたいと思います。
「便利になるはず」が「負担2倍」になるカラクリ
今回のケースは、古いシステムの更新ではなく「完全な新規導入」でした。その結果、現場ではこんなことが起きていたんです。
- システムの正常稼働を確認する手間
- 新しいデータの維持・管理作業
- 新旧データの突き合わせチェック
これらは、今までは存在しなかった「新しい仕事」です。さらに厄介だったのは、「今までの古い業務」がそのまま残ってしまっていたことでした。つまり、
旧業務 ＋ 新システム業務 ＝ 現場の負担2倍
という地獄のような数式が完成していたんですね。
現場からは「導入前のほうが楽だった」「メリットなんてない」というクレームが当然発生していました。
ああ、これは以前にも経験したことがある。私は直観的にそう感じました。
なぜ「古い業務」を捨てられないのか？
なぜこんなことが起こったのか……原因はとてもシンプルです。
「システムに合わせて、業務プロセスを再設計（BPR）していないから」
これに尽きます。
多くのプロジェクトでは、現場の反発を恐れて「できるだけ今の業務に近い形のシステム」を作ろうとします。しかし、どんなに似せても100%同じにはなりません。
すると、どうしても「新システムでは対応できないレアケース」が残ります。そのたびに現場は「じゃあ、そこだけは昔のやり方で残そう」と判断します。これが積み重なって、業務がどんどん複雑になっていくわけです。
今回のケースもまさにそれでした。
なぜ、なぜこのような複雑な業務をスパッと変えて統一できないのか。それは、技術ではなく「人の心理」が深く関係しています。
- 関係部署が多くて、誰の権限でルールを変えていいか分からない。
- ルールを変えて何かあったとき、責任を問われるのが怖い。
結果として、誰もリスクを取らず「とりあえず両方やる」という、誰も幸せにならない運用が固定化されていることが容易に想像できました。
過去の経験 – プロジェクトを救った「意外な救世主」
このままでは失敗プロジェクトとして終わってしまう……。 そう危機感を覚えた瞬間、私は以前のプロジェクトで起こった、ある出来事を思い出したのです。
実は以前も全く同じような状況がありました。その時、絶望的な状況を救ってくれたのは、購入を決めた決裁者ではなく、ある現場のリーダーでした。
そのリーダーは、驚くほど強いリーダーシップで、次々と風穴を開けてくれたのです。
- 部署間の利害調整を強引にまとめる
- 「この古いルールはもう廃止！」と断言する
- 新しいプロセスへの一本化を徹底させる
その人物が動いてくれたおかげで、プロジェクトは劇的に好転し、現場の負担も徐々に軽くなっていきました。
実は、そのリーダーとは、提案活動時にはほとんど接点がありませんでした。初めてお会いしたのは導入決定後のキックオフミーティング時で、その後から積極的にミーティングに参加してくださり、私もいつしかその方に困ったことを相談するまでになっていたのです。深い人間関係が構築できていたからこそ、彼は動いてくれたのでしょう。
ここに、システム導入を成功させるための最大のヒントがあります。
「買う人」と「現場を動かす人」は別物である
多くの場合、決裁者は購入のハンコは押してくれますが、現場の細かいオペレーションまでは見ていません。
本当にプロジェクトを成功させるために必要なのは、現場の負担を肌で理解しつつ、リスクを取って「変える判断」ができるキーパーソンを味方につけることだったのです。
私は以前、幸運にもそのような人と人間関係を構築するという成功体験ができました。
それからというもの、現場のキーパーソンと意図して事前に人間関係を積極的に構築するようになりました。そうしておかなければ、いざというときに動いてくれる人がいなくなってしまうからです。
今回の場合も、実は「この人なら動いてくれるはず」というパイプを築けていたのですが、忙しさにかまけて、このような状況になるまでご報告ができていなかったのです。反省しなければいけません。
しかし、このままではプロジェクトが失敗してしまうのは火を見るよりも明らかなので、過去の教訓を胸に、これから現場の強いリーダーのもとへ行き、現状の危機を共有し、協力をお願いしに行くつもりです。
まとめ – システムは「人」が動かすもの
どんなに最新のAIや優れたシステムを入れても、それを使う「人の動き」が変わらなければ、ただ仕事が増えるだけです。
そして、人は本来「面倒なことはしたくない」「責任は取りたくない」と考える生き物。そんな中で、「現場のためにルールを変えよう」と動いてくれる協力者を見つけ、信頼関係を築くこと。
これこそが、私たちシステム担当者が真っ先にやるべき「本当の仕事」なのだと、今回あらためて痛感しました。
もし今、みなさんが「システムを入れたのにうまくいかない」と悩んでいるなら、一度立ち止まって「一緒にルールを壊し、作り直してくれる味方」を探してみることを強くおすすめします。
本日も最後までお読みいただきありがとうございました。
それでは、よいシステム導入を！
